E-Rechnung und weitere Herausforderungen

Die elektronische Rechnung („E-Rechnung“) wird seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland zur Pflicht – zumindest für den Empfang von Rechnungen. Das bedeutet, dass Sie als Mandant immer häufiger Rechnungen in digitalem Format erhalten (und perspektivisch auch versenden) werden. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen besteht eine E-Rechnung ausschließlich aus strukturierten Daten (XML) gemäß der europäischen Norm EN16931. Damit diese maschinenlesbaren Rechnungen korrekt verarbeitet werden können, prüft die DATEV-Software automatisch die Validität jeder E-Rechnung.

Validierung im Kontext der E-Rechnung heißt: Die Rechnung wird automatisch auf formale Korrektheit geprüft. Dabei kontrolliert das System, ob alle erforderlichen Informationen vorhanden und technisch richtig angeordnet sind und ob das vorgeschriebene Format eingehalten wird. Man kann sich das wie eine „Qualitätskontrolle“ vorstellen, bevor die Rechnung weiterverarbeitet oder gebucht wird.

Ein Validierungsergebnis ist also das Prüfresultat dieser automatischen Kontrolle. Es gibt im Wesentlichen zwei Szenarien:

Erfolgreiche Validierung – die E-Rechnung ist formal gültig: alle Pflichtfelder sind vorhanden und das XML erfüllt die Standardregeln. In diesem Fall erhalten Sie keine Fehlermeldung, und die Rechnung kann normal verbucht werden. (Hinweis: Eine inhaltliche Prüfung der Werte – z. B. ob der Preis zur Menge passt – erfolgt nur begrenzt. Offensichtliche Rechenfehler können jedoch teilweise auffallen.)

Fehlgeschlagene Validierung – die E-Rechnung ist nicht konform: Es wurden Fehler oder Lücken in den Daten oder im Aufbau festgestellt. In diesem Fall erzeugt das System einen Hinweis bzw. eine Warnmeldung, die auf ein ungültiges Format oder fehlende Angaben hinweist. Eine solche Rechnung gilt nicht als ordnungsgemäße E-Rechnung, kann aber dennoch (ggf. manuell korrigiert) weiterbearbeitet werden.

Im schlimmsten Fall führt eine ungültige E-Rechnung zu Ärger mit dem Finanzamt oder dem Geschäftspartner, etwa weil der Vorsteuerabzug bestritten wird oder Zahlungen verzögert werden. Die automatische Validierung hilft also dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, damit sie behoben werden können, bevor Schaden entsteht. DATEV sorgt mit diesem Prozessschritt dafür, dass Ihre Buchführung prüfsicher und vollständig bleibt.

Wenn Sie eine E-Rechnung in Unternehmen Online hochladen, wird über das DATEV-Rechenzentrum automatisch ein Validierungsdienst angestoßen. Seit Ende Juli 2025 geschieht diese Prüfung zentral im Hintergrund, sobald ein E-Rechnungsbeleg im Posteingang landet. Das Resultat wird dann zusammen mit dem Beleg gespeichert und für alle nachfolgenden Schritte bereitgestellt – es begleitet den Beleg von der Erfassung bis zur Buchung.

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Diese Prüfung kann genauso über das DATEV E-Rechnungspostfach durchgeführt werden, wenn Sie das Unternehmen-Online nicht nutzen.

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